Power BI ei yksin ratkaise tiedolla johtamista

Power BI on monelle organisaatiolle luonteva valinta raportointiin. Sillä voidaan yhdistää tietoa, rakentaa mittareita ja tuoda tilannekuva lähelle päätöksentekoa. Silti hyväkin tekninen toteutus voi jäädä vähälle käytölle.

Syy on harvoin yksin visualisoinnissa. Useammin raportilta puuttuu selkeä tehtävä: mitä päätöstä sen pitäisi auttaa tekemään, kuka reagoi muutokseen ja milloin tietoa käytetään?

Raportti ei vielä ole tiedolla johtamista

Raportti näyttää tiedon. Tiedolla johtaminen tarkoittaa, että tieto on kytketty toimintaan.

Käytännössä tarvitaan ainakin:

• päätös tai toimintatilanne, jota raportti tukee
• yhteiset mittarit, joiden merkitys tunnetaan
• omistaja, joka vastaa sisällöstä ja kehittämisestä
• käyttörytmi, kuten viikko- tai kuukausipalaveri
• sovittu toiminta, kun mittari poikkeaa tavoitteesta

Jos nämä puuttuvat, raportointi tuottaa helposti lisää näkymiä mutta ei parempia päätöksiä.

Aloita kysymyksistä, joihin pitää vastata

Ennen ensimmäistä raporttisivua kannattaa kirjoittaa näkyviin päätöksenteon kysymykset. Esimerkiksi:

• Mitkä asiakkaat tai palvelut vaativat huomiota juuri nyt?
• Mistä kustannusten muutos syntyy?
• Toteutuuko työ suunnitellussa aikataulussa?
• Missä prosessin vaiheessa syntyy eniten viivettä?

Kun kysymys on selkeä, voidaan arvioida, mikä mittari vastaa siihen ja mistä tieto saadaan. Samalla huomataan nopeasti, jos tarvittavaa dataa ei ole tai eri ihmiset tarkoittavat samalla käsitteellä eri asioita.

Kysymyksen rinnalle tarvitaan myös tavoiteltu toiminta. Jos luku muuttuu, mitä joku tekee toisin? Tämä erottaa päätöksenteon työkalun raportista, jota seurataan vain tavan vuoksi.

Mittarin määritelmä on tärkeämpi kuin sen väri

Hyvä mittari on ymmärrettävä ja toistettavissa. Sen yhteydessä pitäisi tietää:

1. Mitä tarkalleen mitataan?
2. Mistä järjestelmästä tieto tulee?
3. Kuinka usein tieto päivittyy?
4. Mitkä rajaukset laskentaan kuuluvat?
5. Kuka vastaa määritelmästä?
6. Mihin tavoitteeseen tai vertailutasoon tulosta verrataan?

Esimerkiksi aktiivinen asiakas voi tarkoittaa laskutettua asiakasta, kirjautunutta käyttäjää tai voimassa olevaa sopimusta. Kaikki voivat olla käyttökelpoisia määritelmiä, mutta niitä ei pidä sekoittaa keskenään.

Power BI:n datamalli ja mittarit kannattaa rakentaa niin, että määritelmät ovat keskitettyjä. Muuten sama tunnusluku alkaa elää eri raporteilla eri tavoin.

Pieni ensimmäinen kokonaisuus on usein paras

Ensimmäisen version ei tarvitse kattaa koko organisaatiota. Hyvä rajaus voi olla yksi johtamisen tilanne, yksi käyttäjäryhmä ja muutama tärkeä mittari.

Toimiva eteneminen on usein:

1. päätöksenteon tarpeen kartoitus
2. käsitteiden ja datalähteiden tarkistus
3. pieni ensimmäinen raportti
4. käyttö aidossa palaverissa tai työtilanteessa
5. palaute ja vasta sen jälkeen laajentaminen

Tämä paljastaa käyttöongelmat ennen kuin raporttiympäristö kasvaa vaikeasti ylläpidettäväksi.

Sisällöllinen ja tekninen omistajuus pitää erottaa

Raportti muuttuu ajan mukana: järjestelmät vaihtuvat, mittarit tarkentuvat ja käyttäjien tarpeet kehittyvät. Liiketoiminnan pitää omistaa mittarien merkitys ja päättää, mitä raportilla seurataan. Teknisen omistajan vastuulla ovat esimerkiksi datamalli, päivitykset, käyttövaltuudet ja ylläpidettävyys. Sama henkilö voi hoitaa molemmat roolit, mutta vastuiden pitää olla selvät.

Power BI -koulutus on tässä osa kokonaisuutta. Raporttien tekijöiden pitää ymmärtää datamallia, mittareita ja julkaisua. Käyttäjien taas pitää osata tulkita näkymiä, tehdä rajauksia ja tunnistaa tilanteet, joissa luku vaatii lisäselvitystä.

Viisi kysymystä nykyiselle raportoinnille

Arvioikaa yhtä tärkeää raporttia näillä kysymyksillä:

• Minkä päätöksen tekemiseen sitä käytetään?
• Milloin ja kuka sitä käyttää?
• Ovatko tärkeimpien mittareiden määritelmät yhteisesti sovittuja?
• Tiedetäänkö, miten poikkeamaan reagoidaan?
• Onko raportilla nimetty sisällöllinen ja tekninen omistaja?

Jos vastaukset jäävät epäselviksi, ongelma ei todennäköisesti ratkea uudella kaaviolla.

Secora auttaa sekä Power BI -ratkaisujen toteutuksessa että Power BI -osaamisen kehittämisessä. Tavoitteena ei ole mahdollisimman suuri määrä raportteja, vaan pieni määrä raportteja, joita todella käytetään.